Security File

lalulula — Sat, 22 Feb 2014 21:53:20 +0000

La tarifa incluye la guarda y custodia de 50 cajas normalizadas de Security File S.A. Le enviamos las cajas, las llena y luego las pasamos a retirar. Cuando las necesite simplemente nos avisa y se las llevamos.

Proceso físico In Situ

lalulula — Thu, 23 Jan 2014 15:59:24 +0000

en su empresa

Nuestra experiencia nos dice que no todas las empresas necesitan dar en guarda sus archivos documentales ya que disponen del lugar físico donde guardarlos. Su gran complicación reside a la hora de buscar y ubicar un documento.

Para ellos, hemos desarrollado el sistema de procesos In Situ. Profesionales especializados en tratamiento documental optimizarán, en un primer paso, el lugar físico de trabajo. En segunda instancia, procesarán la documentación. De esta forma, usted podrá disponer de toda la información desde su escritorio. En algunos casos nos encargamos de brindarle el personal calificado que mantiene actualizado su archivo In Situ. Sus principales ventajas son:

● Archivo físico dentro de su empresa

● Obtención de documentos de forma independiente

● Personal capacitado para mantener su archivo en óptimas condiciones dado el flujo de documentación diaria.

Posterior a asumir su cuenta, el soporte técnico queda en guardia permanente observando el desarrollo de sus actividades. También, agentes calificados en la materia son facultados como visitadores ante cualquier necesidad de urgencia.

Proceso físico en planta

admin — Wed, 17 Apr 2013 03:32:11 +0000

en Planta asignada por Security File

Una larga trayectoria nos respalda para custodiar y administrar su documentación. Cada proceso se encuentra garantizado por un agente de cuenta estable que lo asesorará desde su fase inicial de evaluación y diagnostico hasta su posterior tratamiento documental atravesando las siguientes etapas:

1. Retiro de la documentación hacia la planta asignada y diferenciación según las características de la documentación.

2. Trasvase a cajas normalizadas. A excepción que la documentación se encuentre en cajas que cumplan con los estandares de guarda de Security File.

3. Primera referenciación de documentos (asignación de códigos de barra, números, alta informática y posterior ubicación en depósito).

4. Creación de base de datos según preferencia del usuario (Por ítems, temporal, correlativa, etc.)

5. Consulta de documentación según sus necesidades (un file, una carpeta, un legajo o cajas enteras): urgente o normal.

6. Actualización constante de procesos para que ustedes dispongan en tiempo y forma de toda su historia comercial.

Sus documentos serán archivados priorizando su estado de conservación en la planta asignada por Security File. De esta forma delegará a nuestro grupo de profesionales el cuidado y ordenamiento de su documentación.

A su vez, disponemos de espacios de guarda específicos para documentación de alta sensibilidad. Este sector se encuentra equipado con gabinetes bajo llave, estantes abiertos y espacios térmicamente aislados. También contamos con precintos numerados de seguridad y bolsas de polipropileno de alto gramaje.

proceso de digitalización

admin — Tue, 16 Apr 2013 18:18:25 +0000

Archivo Digital

Desde hace más de veinte años que brindamos el servicio de Archivo Digital a una variada gama de clientes. Ahora puede disponer inmediatamente de los documentos que necesiten. Este servicio tiene infinitas posibilidades de implementación ya que es completamente flexible a las necesidades del cliente. Sus principales cualidades son:

● Preservación del documento original
● Inmediatez en la ubicación del archivo digital
● Transferencia instantánea

Las etapas de este proceso consisten, primero, en el retiro de la información a la planta asignada por Security File. En segundo lugar, se clasifica, ordena y acondiciona el material que será escaneado. En tercer lugar, el software exige elegir el patrón de búsquedas en función de las necesidades del cliente: Indexación (por uno o más ítems); O.C.R. (Optical character recognition); C.O.L.D. (Computer Output to Laser Disk); etc. En esta instancia se genera automáticamente la base de datos. Finalmente la documentación original es almacenada en las instalaciones de Security File.

1) Evaluación y diagnóstico in situ del volumen del operativo.
2) Elección del modo de búsqueda:
a) Indexación
b) O.C.R.
c) C.O.L.D.
3) Creación del Archivo Digital.
4) Creación de la base de datos.
5) Almacenamiento de la documentación original.

Por otro lado, sus documentos originales serán tratados siguiendo el procedimiento estandarizado por Security File.

1) Trasvase a cajas normalizadas.
2) Primera referenciación de documentos (asignación de códigos de barra y números).
3) Posterior ubicación en depósito.